EL PRESUPUESTO: GENERAR UNA GUÍA O UN PROBLEMA

 

EL PRESUPUESTO: GENERAR UNA GUÍA O UN PROBLEMA

Se acerca el final del 2020 y muchas compañías, cuyos balances coinciden con el año calendario, están en pleno proceso presupuestario. Obviamente, es un momento importante porque implica planificar el próximo año. Y eso puede ser una gran a ayuda para la organización. Una referencia. Pero para ello, tiene que hacerse con honestidad intelectual. “No mentirse al Solitario”, porque cuando pasa eso en vez de generarte una guía, una referencia, te generas un problema. Ni que hablar, cuando lo que debería ser “una referencia” pasa a ser “La Biblia”, donde pesa más que contundencia de los hechos, donde se fijan objetivos para la gente que no se pueden revisar aunque quede claro durante el año que esta herramienta ya no sirve como guía, por estar absolutamente fuera de la realidad. Ahí ya no se generó solo un problema, sino que la empresa se auto-agrede, se boicotea a diario, se hace más daño que el accionar de cualquier competidor.

Vamos a tratar de ampliar esto, profundizando los principales puntos.

¿Cuál es el valor de presupuestar?

·         El valor del presupuesto está en hacer un proceso serio y profesional, tratando de proyectar el accionar futuro de la empresa dentro de un contexto macroeconómico y competitivo. Y ese ejercicio, genuino, dará un resultado. Será la confluencia de análisis serios y profundos de cada variable, de buscar hacer las mejores estimaciones (no porque den buenas o malas noticias, sino porque estén hechas con el genuino interés de poder estimar la realidad futura). Ahora si partimos del proceso presupuestario con la premisa no de proyectar el año futuro, de plasmar nuestro mejor plan interactuando con el entorno, sino de alcanzar un resultado específico, “matamos” el valor del proceso. Es como arrancar un partido de fútbol interno entre titulares y suplentes  y definir, “juegen, pero el resultado tiene que ser que los titulares ganen 2 a 0”. Listo, mataste el fútbol. Se jugará, pero durante el partido si el equipo “suplente” hace algún gol, se anulará con cualquier justificativo, si el “titular” no hace ningún gol, se inventará un penal. Si lo patea y se lo ataja el arquero, se repetirá la acción porque “se adelantó”, hasta que sea gol. Y si faltando 15 minutos, sigue 1 a 0, ante la mínima falta, se expulsaran a jugadores del equipo “suplente”. Con tanta diferencia numérica, llegará el 2 a 0 y todos contentos. Pero el equipo “titular”, ahora tendrá que competir en serio y jugando así, no va a llegar lejos. Eso es lo que llamo “mentirse al Solitario”.

La esencia de presupuestar es planificar, valorizar ese plan, estimar el entorno y ver qué resultado arroja. No al revés.

Lo que no ajustas adentro, lo terminás ajustando afuera

·         Es fundamental hacer este proceso con gran honestidad intelectual. Lo repito, porque es la base para que esta herramienta cumpla alguna función positiva y no, por el contrario, sea un obstáculo más para aquellos que tienen que llevar adelante una empresa, en el día a día. Si algo no se puede hacer, es negar la realidad, por más dura que sea (es más, mucho más en esos casos). Pongo un ejemplo. Iniciamos el proceso presupuestario y ya tenemos el dato fehaciente que hará ingreso a en el mercado que lideramos un fuerte competidor en los primeros meses de nuestro próximo ejercicio. Es claro que esa acción de la competencia nos va a afectar, de uno u otro modo. Si presupuestamos que tendremos más crecimiento en volumen que el mercado, mejorando los niveles de Contribución respecto al último año y definiendo un porcentaje de inversión en Publicidad y Promoción igual que el año anterior, porque nuestro presupuesto tiene que dar X resultado, en ese mismo acto, empezamos a debilitarnos frente a la competencia. De tener un problema, lo agravamos. Y finalmente, triunfará la realidad. Negarla, es de las luchas más estériles y nocivas. Hay que partir de ella y con su fuerza, buscar modificarla. Es como el Aikido, usar la fuerza del rival. Si salimos al mercado con el precio presupuestado, seguramente los volúmenes reales se caigan. Como la facturación, precio por volumen, no es la presupuestada, disminuiremos nuestra presión publicitaria. Y entonces, venderemos menos y no podremos sostener el nivel de precios. Y la competencia se hará un festín. Actuamos mirando el presupuesto y no el mercado, tratando de forzar algo que está mal desde su génesis, porque se hizo negando la realidad. Un verdadero desastre. “Adentro”, nos podemos mentir. “Afuera”, se ajusta siempre. A la realidad le importa nada lo que dice nuestro presupuesto.

Trabajo sistémico en manos de talibanes de su variable

·         Muchas compañías creen que si no le ponés una zanahoria, la gente no funciona, no trabaja, no se compromete. Yo les diría que si les pasa eso, revisen su forma de liderar y luego, si pasaron el examen, revisen su nomina y como es el proceso de selección de personal. No tienen la gente que necesitan. Pero bueno, muchas creen cortar por lo sano y generan los famosos “bonus” en la hipótesis que a fuerza del estímulo económico, tendrán a su empresa funcionando como quieren.

Si hablas con la mayoría de los directivos de las empresas, todos estarán convencidos que los procesos en las compañías son sistémicos, que la búsqueda de sinergias tiene que ser una constante, que el trabajo en equipo tiene que caracterizar el día a día, que hay que alimentar una cultura de compañía que abrace a todos, etc. Acuerdo total. Ahora, cuando hablamos de dinero, de cuáles son los factores que definen que un colaborador se lleve ese plus llamado “bonus”, muchas compañías lo fijan por el cumplimiento de una variable por parte de ese colaborador. El justificativo es que lo “sistémico” es difícil de medir. En cambio, una variable, es fácil. Entonces, priorizamos la “exactitud de la herramienta” por sobre lo que debería ser lo más importante, que es el resultado de conjunto, el cuidar a la compañía en todo momento, y alimentar esa conciencia de que lo más importante es el éxito de la empresa sobre el de cada uno.

Si hay algo difícil en la vida, es tomar decisiones.¿ Y por qué? Entre otras cosas, porque toda decisión tiene un costo. Es habitual que desoptimices una variable para optimizar “el todo”. Ahora, si tenés la compañía plagada  de personas que les dijiste “vos ocupate de que esta variable este optimizada y si lo lográs, tenés  $ X más”, ponele la firma que eso perjudica “al todo” (la compañía). Claro, pero eso muchas veces, no se ve. ¿Por qué? Porque miramos la realidad a través del Balance (el Presupuesto, finalmente es una estimación de este). Y el Balance no es la realidad. Es una modelización limitada de la realidad. Hay cosas que ahí no se reflejan, otras, que si lo hacen, es muy indirecto y se mezclan entre varios guarismos. Doy un par de ejemplos. Tenés un Gerente Financiero al que le pusieron un objetivo de una posición de “Caja” de $ X al cierre del ejercicio. A sabiendas de ese objetivo, en los últimos meses del ejercicio empieza a alargar el pago a distintos Proveedores, por encima de lo pactado y de lo razonable. Finalmente llega a su objetivo y cobra su bonus. Todo muy bien. Lo miden por esa variable, la consiguió, corresponde que se lo paguen. Ahora, ¿qué consecuencias tuvo ese accionar, coherente con el objetivo que le pusieron? Por ejemplo, que un proveedor estratégico, que ha trabajado con gran éxito para la compañía durante varios años, decide dejar de trabajar con esta por el mal trato recibido. Otro, también perjudicado, decide continuar, pero define que en sus próximas cotizaciones, subirá un X % para cubrir el costo financiero que tiene el que se repitan plazos como con los que le han pagado finalmente. ¿Figura en un balance el valor de perder un proveedor estratégico, que ha hecho un gran trabajo para la compañía en todos estos años? No. ¿Si un proveedor de servicios, que no está vinculado directamente con los costos de los productos, sube sus precios, es detectable en un Balance? No. Si la empresa, como unidad, podría expresarse, ¿estaría conforme con esta situación? ¿se vería beneficiada o perjudicada por estos hechos, finalmente?.

En el mismo sentido, podríamos nombrar a un Gerente de Logística que le pongan un objetivo de optimización del costo de flete. Tiene un pedido que debe entregar urgente, pero el hacerlo de esa forma, sube el costo unitario del flete. A él, lo premian si consigue tener el mejor costo de flete. Decide entregarlo en el tiempo que le permita optimizar esa variable. El cumple su objetivo, pero tenemos un cliente insatisfecho, la competencia aprovechó nuestra falta de stock y nos ocupó las góndolas de ese cliente. O la entrega era para un evento, en el cual la compañía había hecho una gran inversión, pero que no se aprovechó porque en el medio del mismo nos quedamos sin producto. Eso además afectó la imagen de la compañía. ¿Algo de todo esto se reflejará en el Balance de forma directa? No. Alguien que mira el todo y no una variable, hubiese preferido pagar un costo de flete más alto, pero no sufrir todas las consecuencias negativas que hemos visto. Y esa decisión, seguramente la tomaría el Gerente de Logística si lo hiciesen sentir parte de un todo, si se valorase realmente su pensamiento sistémico, su priorización del resultado de conjunto. Lleva un poco más de trabajo, expone más a sus jefes, pero hace una compañía mucho mejor.

Finalmente, cuando los hechos hablan, las palabras sobran. Podemos llenarnos la boca del trabajo en equipo, de que todos somos uno, pero si remuneramos por una variable, ¿qué hará finalmente la gente? La culpa no es del chancho…

 

En Síntesis

La realidad es compleja. Y en Argentina, un poco más. Necesitamos herramientas que nos ayuden en la gestión. El presupuesto es una de ellas.  Para mi es eso, una herramienta. Creo que está sobrevalorada. Pero más allá de eso, si creemos que es la más importante o no, hagamosla con honestidad intelectual, respetando el espíritu que tiene, su razón de ser. Tiene que ser lo más realista posible, no sirven ni el optimismo ni el pesimismo. Así se convertirá en una referencia valiosa. Pero un mal presupuesto, algo forzado para “decir lo que se quiere escuchar”, es condenarse a dañar a la compañía durante todo un ejercicio, a no hacer lo que hay que hacer, si no de generar acciones “para la foto” del final del ejercicio. Y eso, le puede servir a algún funcionario en particular, pero no a la compañía.

 

Noviembre 2020

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